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Valori bollati telematici, conservazione del materiale di stampa

La Convenzione, per il servizio di riscossione in via telematica dell’imposta di bollo, del contributo unificato e di altri tributi mediante rilascio del contrassegno sostitutivo, costituisce il contratto di servizio tra l’intermediario (il tabaccaio) e l’Agenzia delle Entrate attraverso il quale è stabilita la regolamentazione per lo svolgimento del servizio nei confronti del pubblico.

Tra le varie disposizioni una particolare attenzione va riservata alla gestione del materiale di stampa.

Vediamo cosa prescrive la Convenzione.

Il materiale di stampa e cioè la scatola con 5 rulli di etichette da stampare e il pacchetto con 250 foglietti cambiari sono prodotti dall’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato e sono consegnati gratuitamente ai rivenditori dalla società Arianna 2001, società del gruppo FIT che si occupa della logistica del servizio.

La quantità del materiale da assegnare ai rivenditori è stabilita dall’Agenzia delle Entrate e viene periodicamente adeguata in base al numero medio di etichette stampate.

È obbligatorio conservare il materiale e la stampante con la massima diligenza richiesta dalla natura professionale dell’attività, che viene svolta per conto dell’Agenzia delle Entrate.

Nel momento in cui il corriere consegna il materiale, il rivenditore deve controllare con la massima attenzione che quanto sta ricevendo non abbia subito danneggiamenti e che la confezione sia integra, senza lacerazioni o segni di effrazione.

Nel caso dovesse rilevare un qualcosa di questo genere, deve rifiutare la consegna.

Se il collo che il vettore consegna è integro, il rivenditore prende in carico il materiale e, appena possibile ma non oltre le 24 ore dalla ricezione, deve verificare con la massima attenzione che il codice identificativo della scatola e i codici identificativi dei rulli in essa contenuti siano esattamente corrispondenti con quanto indicato nel documento di trasporto fatto pervenire dalla società Arianna 2001.

La ricezione e la custodia di tale documento sono pertanto estremamente importanti. Il codice identificativo della scatola e del rullo si trova nell’etichetta adesiva apposta dall’Istituto Poligrafico e Zecca dello Strato su ogni singola scatola.

In caso di mancata corrispondenza, il rivenditore deve immediatamente contattare la società Arianna 2001 per segnalare l’anomalia affinché la stessa effettui gli accertamenti del caso e provveda ad un’eventuale successiva fornitura.

Il rivenditore deve procedere alla custodia del materiale con la massima cura fino al suo utilizzo, facendo attenzione ad utilizzare tutto quanto in suo possesso secondo la logica FIFO, cioè il sistema di immagazzinamento che indica di utilizzare per prima la merce ricevuta da più tempo.

L’applicazione di questo sistema è un obbligo convenzionale ed il suo rispetto è di fondamentale importanza per una corretta gestione del servizio.

Si deve redigere un inventario annuale che attesti quanti e quali rulli si detengono e quanti pacchetti di foglietti cambiari si custodiscono nel proprio magazzino. L’inventario va comunicato alla società Arianna 2001 secondo le modalità e tempistiche ricevute dalla stessa.

Durante l’erogazione del servizio di emissione, è necessario conservare le eventuali etichette annullate e quelle invalidate dalla stampante. Su tali etichette è onere del rivenditore apporre la scritta «annullato» oppure «invalidato» in base alla tipologia.

Il rispetto dell’obbligo di conservazione è fondamentale per una corretta gestione.

Le etichette annullate e non conservate sono considerate dall’Agenzia delle Entrate come vendute, pertanto, al rivenditore viene richiesto il versamento del loro valore facciale, maggiorato degli interessi.

Inoltre, la mancata conservazione può determinare la sospensione del servizio fino a 6 mesi e, nei casi particolarmente gravi, la revoca dell’autorizzazione da parte della stessa Agenzia.

Le sanzioni non sono applicate qualora il rivenditore non abbia oggettivamente potuto adempiere al proprio obbligo per cause di forza maggiore documentate.

Le etichette per qualsiasi ragione non utilizzabili, come ad esempio quelle ereditate da un precedente titolare della rivendita oppure quelle difettose, devono essere rese alla società Arianna 2001.

A tale scopo, il rivenditore deve segnalare alla medesima società la necessità di rendere le etichette così da poter ricevere le istruzioni del caso oltre che per la redazione di una dichiarazione attestante la causa del reso e il dettaglio del materiale.

In caso di furto o smarrimento dei rulli o di frazioni di rullo, i rivenditori devono tempestivamente presentare alle Autorità di Pubblica Sicurezza la relativa denuncia, specificando i codici identificativi dei rulli.

Copia della denuncia deve essere inviata alla società Arianna 2001 per l’aggiornamento della giacenza. Al verificarsi di tali eventi l’Agenzia delle Entrate commina al rivenditore una penalità la cui entità è commisurata al numero delle etichette smarrite ovvero interessate da furto.

La penalità è pari a 50 euro ogni 200 etichette o frazioni superiori a 10 etichette; è previsto l’importo minimo della penalità pari a 100 euro.

L’importo della penalità è ridotto alla metà nel caso di furto, compreso per l’importo minimo della penalità che, in tale ipotesi è pari a 50 euro.

Al verificarsi di tali eventi segue la sospensione delle forniture del materiale di stampa che potranno riprendere solo a seguito del pagamento delle penalità comminate e della conseguente autorizzazione da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Qualora il rullo risulti difettoso deve essere accuratamente conservato per la restituzione, unitamente alle altre etichette inutilizzate ovvero inutilizzabili perché tutte concorrono alla determinazione dell’importo della penalità.

Infine, si ricorda che le etichette di ciascun rullo vanno utilizzate fino a completo esaurimento dato che, le rimanenze di contrassegni inutilizzati, alimentando le giacenze determinano il blocco del reintegro automatico del materiale di stampa.

L’Agenzia delle Entrate si riserva di effettuare le verifiche direttamente presso gli intermediari al fine di appurare il rispetto delle prescrizioni sulla gestione del materiale di stampa.

In sintesi, al fine di evitare la comminazione di penali elevate, il blocco della fornitura e la sospensione – seppur momentanea – del servizio, si chiede maggiore cura nel preservare il materiale di stampa garantendo così la continuità dell’attività.

La Voce del Tabaccaio

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